Wyzwanie
Auditum rosło szybko, a każdy dział przygotowywał oferty i raporty w innym stylu. Klienci dostawali dokumenty o różnym wyglądzie, a przygotowanie jednej oferty zajmowało zespołowi średnio 6 godzin, w tym ręczne formatowanie tabel.
Co zrobiliśmy
Audyt dokumentów
Przeanalizowaliśmy 40 ofert i raportów. Wyciągnęliśmy powtarzalne elementy: strona tytułowa, zakres, harmonogram, honorarium, warunki.
System typograficzny
Zaprojektowaliśmy dwa kroje, paletę czterech kolorów i bibliotekę komponentów (tabele, wykresy, wyróżnienia) w Figmie, Wordzie i PowerPoincie.
Szablony z automatyzacją
Szablony ofert zawierają zmienne i bloki, które zespół wypełnia w 20 minut. Gotowe PDF-y generują się jednym kliknięciem z zachowaniem typografii.
Szkolenie
Przeszkoliliśmy 22 osoby w trzech grupach i przygotowaliśmy wideo-instrukcje do samodzielnego powtórzenia materiału.
Efekty
Po kwartale od wdrożenia czas przygotowania oferty spadł z 6 do 2,4 godziny, a współczynnik akceptacji ofert wzrósł z 31% do 36,5%. Wszystkie nowe dokumenty Auditum wyglądają spójnie, od strony internetowej po raporty audytorskie.
„Nie zdawałem sobie sprawy, jak dużo energii tracimy na formatowanie. Teraz zespół pisze o klientach, a nie o marginesach.”
— Krzysztof Dobrowolski, dyrektor operacyjny, Auditum